preloder
Top

LEAN principes

In fabrieken zijn LEAN principes al decennia lang populair en effectief!

Lean principes op kantoor

Autosourcing is mede gebaseerd op de lean filosofie. De principes van lean manufacturing, afkomstig van de Japanse autofabrikant Toyota, zijn er op gericht een maximale waarde voor de klant te realiseren met zo min mogelijk verspilling. Vanuit deze gedachte is autosourcing toegespitst op kantoorwerk.

Acht types van verspilling

Lean is in fabrieken alom bekend sinds de jaren ’80, maar wordt op kantoren nog relatief weinig toegepast. In het lean gedachtegoed worden veelal acht types van verspilling aangeduid. Hieronder vertalen we deze types vanuit een productieomgeving naar kantoorwerkzaamheden c.q. administratieve taken.

LEAN principes gevisualiseerd met autosourcing

Defecten heb je in administratief werk net zo goed als in een productieomgeving; alleen vallen ze op kantoor minder goed op. Bovendien kunnen fouten veel grotere gevolgen hebben. Een schroefje te weinig hoeft de klant niet eens op te merken. Een 0 teveel of te weinig kan echter grote (financiële) gevolgen hebben.

De producten en de grondstoffen op kantoor zijn informatie en daar wordt vaak fysiek niet mee rondgesjouwd of gereden (op enkele dikke papiermappen na). Maar ook digitale informatie wordt getransporteerd op een manier die ik zeker geneigd ben om als verspilling te beschouwen: iedere keer als een stuk informatie verplaatst van het ene systeem naar het andere systeem (of van bureau naar systeem of andersom), is er aandacht voor nodig en kunnen er dingen mis gaan. Daarom is het op kantoor van belang het aantal “stations” waar informatie langs gaat zoveel mogelijk te beperken. Zo kunt u via de lean principes een lean office realiseren.

Wellicht de meest irritante vorm van verspilling op kantoor. Hoeveel tijd zitten we niet te wachten op trage computersystemen of (te) drukke collegae? Wachten op computers kan worden omschreven als micro-wachten, omdat het in de meeste gevallen slechts enkele seconden zijn. Het wachten op mensen die u moeten voorzien van informatie en/of autorisatie is een voorbeeld van marco-wachten. Tijdsverspillingen die (middels autosourcing) kunnen worden geëlimineerd.

Binnen de conventionele Lean is dit misschien wel de minst populaire verspilling. Een machinebediener moet de machine bedienen en zorgen voor voldoende output. Op kantoren is er van nature al veel meer aandacht voor talenten van medewerkers (we spreken niet voor niets over kenniswerkers). Toch kan hier ook op kantoren nog heel veel aan verbeterd worden. Dus een belangrijke verspilling waar ook Autosourcing veel aandacht voor heeft. Denk alleen maar aan programmeer skills.

Volgens het Lean principe is het grootste nadeel van voorraad dat het allerlei andere problemen in de fabriek maskeert. Daarom is op kantoor niet de hoeveelheid informatie de maatlat van de voorraad, maar de hoeveelheid communicatie. Kent u veel mensen die te pas en te onpas roepen dat we meer moeten communiceren? Met behulp van autosourcing wordt niet alleen een gebrek aan communicatie, maar juist ook een overkill aan communicatie onder de loep genomen. Zo worden opdrachten meer dan eens over (te) veel schijven of na (te) veel revisies opgeleverd.

  • Waar in een fabriek het aantal bewegingen van personeel en machines bewust zoveel mogelijk beperkt wordt, zou er op kantoor bewust meer bewogen moeten worden. Vanwege lange uren in dezelfde (computer)houding is dit zelfs noodzakelijk. Bovendien stimuleert beweging ook de hersenen. In sommige organisaties staan faciliteiten als koffiemachines en printers met opzet ver bij de kantoren vandaan om nog een beetje lichaamsbeweging te bieden.
  • Met “Motion” op kantoor kan er gedacht worden aan de vraag of bepaalde activiteiten beslist nodig zijn of in ieder geval waarde toevoegen.
  • Bij motion kan er ook gedacht worden aan invoermethoden, zoals Dvorak toetsenbordindeling of spraakherkenning.

In een fabriek wordt met Extra processing bedoeld dat je een soort reparatie moet uitvoeren op het product voordat het naar de volgende stap kan. Bijvoorbeeld, door een botte zaag ontstaan steeds veel splinters die er vervolgens afgeschuurd moeten worden. Dit vind je veelvuldig terug op kantoren. Dit zijn al die extra werkzaamheden die je moet doen om te zorgen dat de informatie voldoet aan het gewenste format.

In een fabriek wil men de machine nog wel eens wat langer aan laten staan, totdat alle grondstoffen op zijn, de werktijd is afgelopen of om andere redenen.
Bij kantoorwerk vindt er tevens overproductie plaats: hoe vaak gebeurt het niet dat dingen met veel moeite worden bijgehouden terwijl niemand behoefte heeft aan die gegevens? De oorzaken hiervoor zijn uiteenlopend. De oplossing is altijd dezelfde: vraag je steeds af waarom je iets bijhoudt en wie belang heeft bij deze gegevens.

Lean op de werkvloer

Wie gaat werken met autosourcing zal al gauw ontdekken dat autosourcing werkt!