Stap 1: processen in kaart brengen

Een lean office realiseren? Schakel een gecertificeerde trainer in of volg op zijn minst zelfstandig het stappenplan op deze pagina. In deze eerste stap worden de administratieve processen onder de loep genomen. Welke administraties worden er bijgehouden? In de meeste organisaties is dat meer dan alleen de financiële administratie. Wat is precies het doel van iedere administratie en worden deze doelen ook bereikt? “Last-but-not-least”: Hoeveel tijd kost het om de administratie bij te houden?
a. Beschrijf de input en gewenste output van de taken.
b. Beschrijf de beslissingen die genomen moeten worden bij het uitvoeren van een taak.
c. In deze stap wordt duidelijk welke taken onnodig veel tijd kosten en daarom met meer prioriteit geoptimaliseerd moeten worden.

Stap 2: optimaliseren en standaardiseren

Nadat een goed beeld is verkregen van alle administraties die worden bijgehouden, kan bepaald worden waar de meeste winst te behalen valt. Voordat een proces geautomatiseerd kan worden, moet het geoptimaliseerd en gestandaardiseerd worden.
Optimaliseren wordt gedaan door onnodige stappen weg te laten, de volgorde te verbeteren en door te standaardiseren. Uitvoeren van deze stap leidt vaak al tot enorme verbeteringen.

Stap 3: zorg voor een veilige testomgeving

Een geoptimaliseerde taak kun je stapsgewijs gaan uitbesteden aan een computer; oftewel automatiseren. Hier geldt: Bezint eer ge begint. Computers zijn niet alleen krachtige hulpmiddelen, maar kunnen ook in korte tijd veel schade aan gegevens veroorzaken. Daarom is het zaak om gebruik te maken van een veilige omgeving totdat zeker is dat alles werkt zoals bedoeld. Bedrijfsinformatie is vaak kostbare en gevoelige informatie. Om deze reden is veiligheid van gegevens en systemen ontzettend belangrijk en wordt in stap 3 een veilige testomgeving gecreëerd.

Stap 4: proberen en ontdekken

Nu de taak is geoptimaliseerd en over een testomgeving is nagedacht, is alles klaar om de taak letterlijk aan een computer uit te besteden. Er zijn uitgebreide mogelijkheden tot automatiseren en er is veel software beschikbaar. Het was nog nooit zo gemakkelijk taken te automatiseren. Alleen moet nog wel worden ontdekt hoe! Welke tools zijn het beste geschikt? Deze stap is een digitale ontdekkingsreis die tijd kost, maar nog veel meer tijd en voldoening oplevert.

Stap 5: bestaat hier al iets voor?

In de vorige stap is een werkende oplossing gemaakt. Dit was leerzaam en voldoet waarschijnlijk goed, maar het kan altijd beter. Vanaf deze stap vijf is het belangrijk weloverwogen te kiezen of de betreffende taak nog verder geoptimaliseerd kan worden met stappen 5, 6 en 7, of dat het resultaat van stap 4 voldoet en een andere taak kan worden aangepakt.

Voordat men veel werk gaat verzetten bij het ontwikkelen van een professionele unieke oplossing, moet men zichzelf afvragen of dat wel nodig is. Er zijn veel verschillende administratieve taken, maar er is ook veel software. Voor elk probleem geldt dat het is erg waarschijnlijk is dat er een geschikte professionele tool bestaat om met het probleem om te gaan.

Stap 6: overnieuw beginnen en ontwerpen

Het klinkt misschien raar om overnieuw te beginnen als men bijna klaar lijkt te zijn en toch is dat precies wat deze stap inhoudt. Beschouw het werk uit de vierde stap als prototype. Nu begint het echte werk. Als er nog niets voorhanden is, dan kunt u een eigen oplossing maken voor het automatiseren van een taak. Bouwen en ontwerpen zijn daarbij twee aparte stappen.

Stap 7: bouwen

Voor het bouwen van uitgebreide, robuuste softwareapplicaties die geschikt zijn om te gebruiken door grote aantallen mensen, wordt er vaak gekozen om professionele programmeurs in te zetten. Men kan er echter ook voor kiezen om deze stappen binnen de eigen organisatie te houden. In ieder geval is het cruciaal om continu de eisen en wensen te monitoren en tegelijkertijd de kwaliteit van de ontwikkelde software te borgen. Deze laatste stap wordt alleen daar toegepast waar grote groepen mensen dezelfde taak moeten verrichten. Zo wordt voorkomen dat een ieder voor zich het wiel gaat uitvinden.

Downloads en tips

Lean (cursus) op kantoor In deze whitepaper wordt Autosourcing nader toegelicht en uitgelicht aan de hand van voorbeelden uit de praktijk. Ook treft u in deze whitepaper allerlei handvatten voor een efficiëntere inrichting van uw werkomgeving. Doe er uw voordeel mee en creëer een lean office.

 

  • Streef ernaar niets zelf te doen wat een computer ook kan doen
  • Automatiseren komt altijd na optimaliseren
  • Verbeter uw werkwijze wel zelf, maar niet alleen
  • Streef altijd naar de meest eenvoudige oplossing
  • Werk stapsgewijs, neem kleine stappen en test elke stap

Lean op kantoor. Hulp nodig?

Autosourcing biedt werknemers en werkgevers meer efficiëntie, tijd en werkplezier.  Deze website biedt al veel handvatten om van start te gaan met autosourcing, maar de opstart richting een lean office is zeker niet eenvoudig. Eenmaal actief wilt u nooit meer anders, maar de automatisering van processen dient eerst correct ingericht te worden. Indien u hier hulp bij nodig heeft, biedt gecertificeerd trainer Libbe Reitsma van Reprove hiertoe diverse workshops en cursussen.

Erkend trainer Autosourcing worden?Wilt u als professional in efficiëntie, automatisering en/of time-management erkend trainer in Autosourcing worden?
Meld uzelf dan aan voor de trainerscursus van Reprove. Ervaren coach Libbe Reitsma, tevens bedenker van Autosourcing, leidt u desgewenst binnen afzienbare tijd op tot gecertificeerd trainer.
Meer informatie aanvragen en/of aanmelden

Gecertificeerd trainer Autosourcing

Reprove  |  De Cingel 8  |  8141 BX Heino

Contact met een gecertificeerde trainer

 info@reprove.nl  |  0572 700 211  |  www.reprove.nl